La planification d’un événement est une forme d’art en soi, car vous devez prendre beaucoup de choses en considération lorsque vous faites vos choix. Devoir rassembler de nombreuses personnes très différentes en un seul endroit où elles sont toutes censées se mélanger tout en profitant du décor, de la cuisine et des divertissements, entre autres.
Peu importe que vous soyez un novice ou un professionnel chevronné, la planification d’événements à Londres peut être un véritable casse-tête, et plus la foule est nombreuse, plus le processus de planification et d’exécution serait stressant. Cependant, bien que cela puisse être une tâche ardue, elle peut toujours être agréable si elle est considérée comme un défi à surmonter.
Pour vous aider à naviguer dans la pléthore de choses que vous devez faire, nous avons préparé une liste de contrôle de planification de fête qui comprend tous les détails importants dont il faut tenir compte. Nous l’avons divisé en trois étapes principales; pré-événement, en-événement et post-événement. Le diviser de cette façon permet de diviser la cargaison de choses que vous devez manipuler en morceaux plus petits et plus réalisables et vous permet de faire un plan qui prend beaucoup de temps.
Bien que cette liste de contrôle soit décrite avec les pensées de rassemblements massifs, cette liste peut également être utilisée pour des rassemblements plus petits et plus occasionnels comme les dîners de fiançailles et les anniversaires. Alors sans plus tarder, passons à la tâche exténuante mais engageante de bien planifier un événement.
Au moins un mois avant
1. Décidez du jour et de l’heure
Lorsque vous choisissez une date, vous devez rester flexible, n’insistez pas fermement sur un jour, mais cherchez à choisir une date qui convient à tous ou du moins à la plupart des gens. Si vous avez votre état d’esprit sur un lieu particulier, essayez de les contacter au préalable pour vérifier leur disponibilité ce jour-là.
2. Planifiez votre liste d’invités
Prenez votre temps ici pour décider qui est invité et non invité à la fête, en gardant à l’esprit que tout le monde ne sera pas disponible à la date de votre choix. La plupart des partis ont généralement un taux de participation de 70% à 80% des personnes invitées, alors ne vous inquiétez pas.
3. Choisissez votre thème
Tout bon organisateur d’événements sait qu’un bon décor commence toujours par choisir le bon thème pour l’ambiance et l’intention de la fête. De plus, gardez à l’esprit que quel que soit le lieu que vous choisissez, vous devrez adapter le thème de votre choix ou du moins ne pas y aller contre, afin que vous puissiez le décorer selon vos préférences.
4. Établissez un budget
Décider d’un budget est une partie cruciale du processus de planification car il a un effet majeur sur votre choix de lieu, de décor, de boissons, de nourriture, de divertissement, etc. couverture pour les urgences potentielles ou les dépenses mal calculées.
5. Décidez d’un lieu
Le lieu que vous choisirez dépendra probablement du nombre et du calibre des invités et de la nature de l’événement. Une fête d’anniversaire ou une fête prénatale sera mieux célébrée à la maison, tandis que les fêtes de fin d’année nécessiteront un endroit plus grand et plus formel pour accueillir un plus grand nombre de personnes. Il y a plus de 1000 espaces événementiels ici à Londres, vous ne devriez donc pas avoir beaucoup de mal à trouver un lieu approprié.
6. Réservez et louez des divertissements, des équipements et des fournisseurs
C’est une autre étape très importante car elle décide de la vivacité de votre fête / événement. Le divertissement est un bon moyen de détendre les gens et de rendre votre fête plus mémorable, vous ne pouvez donc pas vous permettre d’oublier de réserver de la musique (live ou DJ). Tout comme les événements de tournée, vous devez cocher la location d’équipement événementiel de votre liste, alors assurez-vous d’avoir des fournisseurs de confiance à Londres que vous pouvez utiliser. La taille de la fête déterminera l’équipement requis, mais les équipements audio, vidéo et de production sont toujours nécessaires pendant les événements.
7. Organisez la nourriture
Pour les petits groupes, il serait préférable d’utiliser des repas faits maison qui sont faciles à préparer et peuvent être préparés à l’avance sans heures supplémentaires de qualité réduite. Mais pour des événements plus importants, vous devrez engager des traiteurs professionnels expérimentés dans la cuisine et au service d’un grand nombre de personnes. Cela pourrait être en fournissant des buffets décontractés à des banquets gastronomiques. Assurez-vous de vérifier au préalable avec vos invités tout besoin diététique spécial.
8. Prenez soin des boissons
Il est temps de descendre dans la cave à vin et de sortir la liqueur car qu’est-ce qu’une fête sans boissons? Pour vous assurer que votre bar est bien approvisionné pour la fête, prévoyez que chaque invité boit au moins un verre toutes les heures, mais vous pouvez encourager une politique de réduction des coûts dans le cas des fêtes à domicile.
9. Envoyez des invitations
Une fois les principaux éléments de l’événement réglés, il est temps d’informer vos invités de l’occasion. Bien que les invitations en ligne deviennent de plus en plus répandues ces jours-ci, il y a encore une touche spéciale dans la distribution de papier physique. Cette IV devrait inclure l’occasion, la date, l’heure, le code vestimentaire et le thème de la fête. Envisagez de créer une page d’événement sur Facebook ou un groupe sur WhatsApp où les invités peuvent se renseigner.
dix. Embaucher du personnel
Pour les événements organisés dans un lieu externe, vous aurez probablement besoin d’aide pour tout faire et vous assurer que tout fonctionne bien. Découvrez le nombre d’employés dont vous avez besoin et pourquoi vous en avez besoin. Si c’est une fête d’une heure, vous pouvez demander l’aide de quelques amis pour terminer les préparatifs.
Trois semaines avant
1. Appelez pour les détails
Maintenant que le processus de planification est en cours, il est temps de faire couler le jus pour développer des idées pour la fête. Les médias sociaux comme Pinterest et Instagram sont des sources d’inspiration utiles pour les idées de thèmes.
2. Rédiger un calendrier des événements
Lors de la planification d’un événement, il est sage de prévoir un calendrier approximatif du déroulement de la fête et du déroulement de la journée. Ici, vous pouvez apporter des activités et des jeux supplémentaires et également choisir des éléments sensibles au facteur temps.
3. Faites vos commandes
Le divertissement et le lieu étant triés, le moment est venu de se concentrer sur les détails. Cela comprend la considération pour le gâteau d’anniversaire (si c’est un anniversaire), les choix de décoration et les cadeaux – les petites choses comptent.
4. Concevoir un plan de salle (si nécessaire)
Les événements simples et décontractés ne nécessitent normalement pas de plans de salle, mais pour une foule de plus de 50 invités, il est recommandé d’en créer un pour essayer de maintenir un peu d’ordre. Ici, vous devez être intelligent pour savoir où vous placez les gens. Alors, tenez compte de la politique du bureau ou des griefs personnels pour éviter les situations inconfortables.
Une semaine avant
1. Suivre
Contactez les invités qui n’ont pas encore répondu à votre invitation par e-mail ou par appel. C’est ainsi que vous pouvez obtenir un nombre clair d’invités attendus.
2. Créer une liste de lecture de fête
Si vous allez gérer le bus de la musique vous-même, vous devez penser et organiser votre liste de lecture comme un DJ. La musique est très importante pour l’atmosphère, vous devez donc être conscient du genre, du tempo et du moment que vous souhaitez entrer dans votre liste de lecture.
3. Confirmer tous les enlèvements et livraisons
Vérifiez deux fois et trois fois que toutes vos commandes ont été reçues, et toute erreur doit être corrigée maintenant car il reste encore beaucoup de temps avant le jour J.
4. Informez vos voisins (pour les fêtes à la maison)
À Londres, nous prenons notre tranquillité très au sérieux, donc pour éviter que des policiers fêtards ne mettent fin à votre événement, vous devriez en informer vos voisins à l’avance (peut-être même les inviter). Portez une attention particulière à tous les soucis ou questions qu’ils pourraient avoir et faites de votre mieux pour apaiser les inquiétudes ou les doutes qu’ils pourraient avoir.
1. Récupérez vos commandes
Chaque livraison que vous attendez doit être prise en charge la veille de l’événement afin de pouvoir être correctement préparée avant l’événement principal. Ceux-ci pourraient inclure des accessoires, des fleurs, des sacs-cadeaux et tout l’équipement nécessaire pour que l’événement se déroule sans problème et sans accroc.
2. Obtenir les éléments de dernière minute
Dans le cas où il y a un article sur votre liste que vous avez oublié d’acheter ou que vous n’avez pas été livré à temps, il est maintenant temps d’aller acheter pour eux ou au moins un remplacement. Alors, parcourez votre liste à haute voix à plusieurs reprises pour vérifier et vous assurer que tous les éléments sont comptabilisés.
3. Chargez tous les appareils
Quel sera l’intérêt de louer des caméras, du matériel d’éclairage et d’autres appareils s’ils ne sont pas fonctionnels lors de la fête? Assurez-vous de charger votre appareil photo, votre téléphone, votre ordinateur portable (si c’est là que votre liste de lecture est stockée) et d’autres appareils importants afin de pouvoir les utiliser pleinement lors de l’événement.
4. Vérifiez le calendrier et la liste de contrôle de votre fête
Vous n’êtes pas une machine; vous êtes juste humain comme tout le monde. Ainsi, vous avez tendance à oublier certains éléments au cours du long processus de planification. C’est donc le moment de revenir à votre liste de tâches et de vous assurer que toutes les tâches, même les plus petites, ont été accomplies.
Jour de la fête
1. Créer un buzz
Le jour de l’événement, excitez les invités à propos de ce qui va arriver en envoyant des taquineries ou des détails frais et intéressants sur la fête. Cela pourrait être une attraction secondaire majeure comme un groupe populaire ou des kiosques de fête, n’importe quoi juste pour les mettre dans la bonne attitude.
2. Décorez le lieu
Après toutes ces semaines de planification, c’est le moment de donner vie à votre vision en concevant l’espace selon le thème. Ce faisant, assurez-vous que les différents espaces sont délimités et n’oubliez pas l’importance du timing pour les accessoires tels que les sacs-cadeaux, les ballons, etc.
3. Démarrez la musique
Personne ne veut aller à une fête sans musique, alors assurez-vous que votre musique personnellement organisée est prête à l’emploi avant que les invités ne commencent à arriver. Faites également quelques séances d’entraînement avec le divertissement pour vous assurer qu’il y a une compréhension mutuelle de ce à quoi vous attendre.
4. Accueillez vos invités
Un grand sourire et des bras ouverts ne vont jamais mal quand on essaie de mettre les gens à l’aise. Donnez le ton de la soirée en étant amical et courtois tout au long de votre réponse en répondant à toutes les questions et en guidant les invités dans le lieu (maison ou salle d’événement).
5. Encouragez le mélange
C’est un réflexe normal de ne vouloir parler qu’aux personnes avec lesquelles vous êtes déjà familier lors d’une fête, mais aujourd’hui vous n’êtes pas un invité; vous êtes un hôte. En tant qu’hôte, votre travail consiste à obtenir une propulsion inconnue et à créer une atmosphère détendue en étant leur terrain d’entente.
6. Détendez-vous et regardez votre vision prendre vie
C’est là que vous profitez des fruits de votre travail. Après avoir été un hôte pendant quelques heures et avoir amené les gens à se mêler, la fête formera sa propre vie et n’aura plus besoin de votre attention immédiate. Vous pouvez passer ce temps à admirer votre travail; vous l’avez mérité!
Après la fête et le lendemain
1. Nettoyer
Si vous avez organisé l’événement / la fête dans un lieu que vous avez loué, vous devez vous assurer de nettoyer l’endroit et de tout laisser exactement comme vous l’avez rencontré. Cependant, la plupart des centres d’événements offrent un service de nettoyage à leurs clients. Si vous avez organisé la fête chez vous, vous feriez mieux de commencer à ranger.
2. Montrez votre appréciation
Assurez-vous de montrer votre appréciation à la direction du site, aux employés et aux invités. Si vous prévoyez d’envoyer des notes de remerciement aux invités, essayez de les commander à l’avance pour les envoyer le lendemain.
3. Envoyer un package multimédia.
Vérifiez votre appareil photo et faites défiler votre galerie pour voir toutes les vidéos et photos prises pendant l’événement. Vous pouvez même aller encore plus loin en créant un hashtag ou un groupe en ligne où tous les invités peuvent voir les photos collectives prises.
Le processus de planification de la fête est long et chargé, mais le résultat en vaut généralement la peine, comme pour la plupart des emplois stressants. Cette liste est suffisamment bonne pour être utilisée par des professionnels et assez simple pour les petits partis, donc quels que soient vos projets, vous êtes prêt à l’accepter.
N’oubliez pas de ne jamais essayer de gérer tout le processus par vous-même, car vous risquez de la négliger. Alors, déléguez les tâches qui nécessitent une attention et faites de votre mieux.